Ledningsassistent till Hjärt-Lungfonden – i hjärtat av ett viktigt uppdrag

<p><span>Som ledningsassistent på Hjärt-Lungfonden blir du navet i en snabbrörlig, värderingsdriven och samhällsnyttig verksamhet – mitt i pulsen av ledningsarbetet och nära Generalsekreteraren. Här får du ta del av unik kombination av administration, struktur, regelefterlevnad, AI-utveckling och ledningsstöd. Det här är en roll för dig som har en stark egen motor, drivs av nyfikenhet söker svar, kopplar ihop perspektiv och driver arbetet framåt.</span></p><h5><strong>OM ROLLEN</strong></h5><p><span>Som ledningsassistent delar du din tid mellan Generalsekreteraren och ledningsgruppen. Du är en integrerad del av ledningsarbetet och deltar i samtliga möten, där du bidrar med struktur, riktning och uppföljning kopplat till årshjul, agenda, beslut och aktiviteter.</span></p><p class="MsoNormal"><span>Du är spindeln i nätet och den administrativa möjliggöraren så att ledningen kan driva arbetet framåt. Du fångar upp behov innan de uppstår, ser samband och säkerställer att inget faller mellan stolarna.</span></p><p class="MsoNormal"><span>Rollen innebär ett stort eget ansvar där du både förvaltar och utvecklar arbetssätt, processer och rutiner. Vi söker dig som är öppen, nyfiken och framåtlutad – som gillar och vill testa nytt och samtidigt har respekt för etablerade, fungerande processer. Du säkerställer att styrelse- och ledningsprocesser genomförs strukturerat, effektivt och med hög professionalitet. Vidare ansvarar du för samordning och administrativ uppföljning av arbetet med styrelse- och ledningspresentationer, säkerställer att underlag inkommer enligt fastställda tidsplaner samt bidrar till strukturerade arbetsflöden i Planner, Admincontrol och Microsoft 365. Samtidigt har du en viktig roll i att utveckla och effektivisera ledningens administrativa arbetssätt genom att aktivt identifiera, utvärdera och implementera digitala verktyg och AI-stöd, exempelvis för mötesförberedelser, dokumentation och sammanställningar.</span></p><p class="MsoNormal"><span>Rollen omfattar även ett administrativt stöd till organisationens arbete med styrning, governance och regelefterlevnad. Du har en samordnande roll i dokumentstyrningsprocessen genom att följa upp att styrdokument ses över och uppdateras av ansvariga dokumentägare samt säkerställa att processen bedrivs strukturerat och i enlighet med fastställda rutiner.</span></p><p class="MsoNormal"><span>I praktiken innebär det bland annat att du:</span></p><ul><li class="MsoNormal"><p><span>Planerar, strukturerar och följer upp ledningsgruppens arbete</span></p></li><li class="MsoNormal"><p><span>Hanterar kalender, prioriteringar och resor tillsammans med Generalsekreteraren</span></p></li><li class="MsoNormal"><p><span>Samordnar underlag till styrelsemöten och säkerställer kvalitet i underlag och formalia</span></p></li><li class="MsoNormal"><p><span>Stöttar organisationens arbete med styrdokument, governance och bolagsformalia</span></p></li><li class="MsoNormal"><p><span>Bidrar till initiativ inom till AI-stöd administration och effektivare arbetssätt</span></p></li><li class="MsoNormal"><p><span>Koordinerar interna och externa sammankomster</span></p></li><li><p class="MsoListParagraph"><span>Bygger förtroendefulla relationer internt och externt, inklusive med europeiska systerorganisationer</span></p></li></ul><p class="MsoNormal"><span>Detta är en central roll där din förmåga att skapa struktur, bygga förtroende och driva framdrift gör verklig skillnad.</span></p><h5><strong>DIN PROFIL</strong></h5><p><span>Vi söker dig som har erfarenhet av kvalificerat chefs- eller ledningsstöd och som trivs i en roll med stort eget ansvar.</span></p><p class="MsoNormal"><span>Det som är avgörande för att lyckas i rollen är inte bara erfarenhet utan hur du tar dig an arbetet.</span></p><p class="MsoNormal"><span>Du är:</span></p><ul><li><p class="MsoListParagraphCxSpFirst"><span><strong>Självgående och omdömesgill – </strong>du driver ditt arbete framåt med eget ansvar och har god förmåga att avgöra när frågor behöver förankras</span></p></li><li><p class="MsoListParagraphCxSpLast"><span><strong>Nyfiken och initiativtagande</strong> – du ställer frågor, utforskar och har förmågan att hitta lösningar på egen hand</span></p></li><li class="MsoNormal"><p><span><strong>Relationsskapande</strong> – du bygger snabbt förtroende och har en naturlig fingertoppskänsla i samarbete med olika intressenter samtidigt som du har hög integritet</span></p></li><li class="MsoNormal"><p><span><strong>Strukturerad och kvalitetsmedveten</strong> – du skapar ordning, även i komplexa sammanhang</span></p></li><li class="MsoNormal"><p><span><strong>Stabil och lösningsorienterad</strong> – du behåller lugnet i högt tempo och hittar vägar framåt</span></p></li></ul><p class="MsoNormal"><span>Du har en stark digital mognad och är:</span></p><ul><li class="MsoNormal"><p><span>Mycket skicklig i Office 365, särskilt Word och Excel (du är en superninja)</span></p></li><li class="MsoNormal"><p><span>Intresserad av digitalisering och AI som verktyg för effektivisering, erfarenhet av hands on arbete med AI-verktyg är ett kra