Senior ekonomiresurs för socialförvaltningen

För vår kund Marks Kommun söker vi en senior ekonomiresurs för socialförvaltningen. Bakgrund Uppdraget utgör ett delprojekt inom programmet Anpassning till gemensam nämnd – organisation, styrning och arbetssätt och motsvarar programmets delområde Ekonomi och styrning. Socialförvaltningen har behov av ett förstärkt ekonomistöd under en tidsbegränsad period. De frågor som behöver adresseras är struktur, kontering, uppföljning och styrning som påverkar möjligheten till god ekonomisk kontroll och tydliga beslutsunderlag. Förvaltningen behöver därför ta in en senior extern resurs med hög genomförandeförmåga för att tillsammans med befintliga ekonomiresurser samla sig kring nuläget och bygga en fungerande struktur framåt. Syftet med uppdraget är att: • Stärka den ekonomiska redovisningen. • I nära samverkan med verksamheten forma en struktur för budget, prognos (BOP) och uppföljning. • Stärka styrningen mellan myndighet och utförarverksamhet. • Skapa tydliga beslutsunderlag för nämnd, förvaltningschef, verksamhetschefer och enhetschefer. • Säkerställa långsiktigt hållbara arbetssätt. • Uppdraget ska prioritera leveranser som krävs för att säkerställa fungerande budget, uppföljning och ekonomisk styrning vid driftsättning 1 januari 2027. ______________________________________________________________________________________ Uppdragets innehåll 1. Kvalitetssäkring och “städning” av ekonomin • Identifiera och korrigera felaktiga konteringar och ekonomiposter • Säkerställa att kostnader och intäkter ligger rätt • Särskilt fokus på avvikelser i nuvarande struktur • Hantera särskilda poster, t.ex. Äldreomsorgslyftet, så de redovisas korrekt ______________________________________________________________________________________ 2. Införa och säkerställa BOP (budget och prognos) • Etablera en fungerande process för: - Budget - Löpande prognos - Uppföljning (månadsvis) • Säkerställa att prognosarbetet är tillförlitligt och används aktivt i styrningen. • Arbetet ska anpassas till och stödja den organisation och det organisationsträd som fastställs inom programmet. ______________________________________________________________________________________ 3. Ta fram budget- och uppföljningsmallar Utveckla en enhetlig budgetmall som: • Visar: - Budget - Utfall - Prognos - Kommande år • Är användbar för verksamhetschefer och enhetschefer i styrning och beslut • Möjliggör nedbrytning på enhetsnivå så att enhetschef får ett konkret stöd i att: - Följa upp sin ekonomi löpande - Identifiera avvikelser tidigt - Föreslå och genomföra åtgärder inom sin verksamhet • Ger tydligt underlag för att bedöma: - Utökningar - Minskningar • Mallar och struktur ska vara fullt kompatibla med fastställt organisationsträd samt möjliggöra koppling mellan chef, organisation och ekonomi. ➡️ Verksamhetschef ska med stöd av modellen och tillsammans med enhetschef, kunna avgöra behov av anpassningar i verksamheten samt säkerställa att åtgärder får genomslag på enhetsnivå. ______________________________________________________________________________________ 4. Stöd till verksamhetsledning • Arbeta nära verksamhetschefer och enhetschefer. • Ta fram och tillhandahålla det stöd som cheferna behöver för att kunna ta sitt ekonomiska ansvar, exempelvis i form av: - Tydliga modeller, mallar och arbetssätt - Analysstöd och beslutsunderlag - Utbildning och löpande dialog • Stärka deras förmåga att: - Fatta ekonomiska beslut - Förstå avvikelser - Vidta åtgärder • Säkerställa att ekonomi blir ett integrerat styrverktyg. ➡️ Målet är att chefer på alla nivåer har både förutsättningar och kompetens att ta fullt ansvar för sin ekonomi och omsätta analys till konkreta åtgärder i verksamheten. ______________________________________________________________________________________ 5. Resursfördelningsmodell (prioriterat område) • Analysera och utveckla köp- och säljsystemet mellan myndighet och utförarverksamhet • Klargöra hur modellen ska fungera i praktiken • Ta fram förslag till: - Principer - Struktur - Tillämpning • Återuppta och slutföra tidigare uppskjutet uppdrag (initialt planerat jan/feb 2025) ______________________________________________________________________________________ 6. Etablera funktion/struktur • Vid behov lägga förslag på: - Organisation - Roller - Arbetssätt • Säkerställa att etablerade arbetssätt, modeller och strukturer är implementerade så att förvaltningen långsiktigt kan upprätthålla funktionerna utan extern resurs. ______________________________________________________________________________________ 7. Anpassning från två nämnders budgetar till en gemensam nämnd Analys och sammanförande av befintliga budgetstrukturer från två nämnder till en gemensam budget. Säkerställa: • En enhetlig struktur för intäkter och kostnader • Jämförbarhet och spårbarhet från tidigare struktur • Att budgeten stödjer den nya organisationen och ansvarsfördelningen • Att övergången möjliggör uppföljning utan informationsförlust Arbetet ska genomföras i nära koppling till budgetprocess 2027 och vara färdigställt senast december 2026. ______________________________________________________________________________________ 8. Anpassning till nytt organisationsträd Säkerställa att samtliga ekonomiska strukturer, modeller och arbetssätt fullt ut anpassas till det organisationsträd som fastställs inom programmet. Detta omfattar: • Koppling mellan organisation, chef och ekonomiskt ansvar • Anpassning av budgetstruktur och uppföljning till rätt nivåer • Säkerställande av att BOP-processen följer organisationens uppbyggnad • Samordning med införande i ekonomi- och personalsystem Arbetet ska ske i nära samverkan med det kommungemensamma projekt som ansvarar för organisationsträdet. ______________________________________________________________________________________ Leveranser • Nulägesanalys (tidigt i uppdraget) • Korrigerad ekonomisk struktur (löpande) • Implementerad BOP-process • Färdiga budget- och uppföljningsmallar • Förslag/underlag för resursfördelnings