Strategisk IT-rådgivare – Data, BI och Leveransstyrnig

Bakgrund/Information om projektet: Utbildningsförvaltningen söker en oberoende IT- konsult för genomlysning och rådgivning avseende teknisk lösning för analys- och beslutstöd. Utbildningsförvaltningen (UBF) har sedan några år tillbaka ett analys- och beslutstöd för rektorer i skolverksamheten. I huvudsak är det våra verksamhetsspecifika IT-system, t.ex. betygsregistret, som levererar data. Beslutstödet ska utgöra underlag i skolverksamhetens systematiska kvalitetsarbete. Den nuvarande tekniska miljön består i huvudsak av ett datalager som förvaltas av Stadens interna IT-leverantör Intraservice samt visualiseringsverktyget Qlik. Förvaltningen upplever att vidareutveckling går påtagligt trögt trots en relativt hög kostnad. Förvaltningen står nu inför stora strategiska, avtalsmässiga och tekniska vägval då nuvarande konsult- och tjänsteavtal löper ut samt att datalagerleverantören Intraservice är på väg in i en ny teknisk lösning (data lake). Detta uppdrag löper parallellt med ett annat uppdrag där en intern arbetsgrupp kommer att fastställa en övergripande strategi för framtidens datadrivna skolutveckling inom UBF. Syftet med detta konsultuppdrag är 1) att identifiera orsaker bakom dagens bristande leveranskapacitet och 2) att föreslå ändringar som åtgärdar dessa orsaker – i första hand inom befintlig kostnadsram genom förändrad styr- och leveransmodell – samt att översätta den framväxande strategin till konkreta tekniska vägval inför kommande avtal. Förvaltningen vill uttryckligen inte ha en analys vars huvudsakliga slutsats är utökad budget och fler resurser, utan en analys som först prövar om problemet kan lösas inom nuvarande kostnadsram. Rollbeskrivning: Konsulten kommer att ha en nyckelroll som oberoende teknisk och strategisk rådgivare. Rollen innebär att arbeta i nära dialog med UBF:s interna arbetsgrupp, verksamhetsutvecklare och IT-avdelning samt att granska samverkan med externa parter (Intraservice och extern Qlik-konsult). Konsulten ska kunna röra sig obehindrat mellan teknik, avtals- och leverantörsstyrning samt verksamhetsstrategi, och våga dra obekväma slutsatser även när dessa pekar mot förvaltningens egen beställarroll. Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden: • Orsaksanalys: Genomföra en strukturerad genomlysning av varför nuvarande leverans går långsamt och kostsamt. Konsulten ska uttryckligen ta ställning till var de huvudsakliga flaskhalsarna ligger, och pröva åtminstone följande hypoteser: o kompetens och kapacitet (intern Qlik-resurs samt externa parter), o UBF:s egen beställar- och kravställningsmognad, o styrning, roll- och ansvarsfördelning mellan intern Qlik-resurs, extern Qlik-konsult och Intraservice, o avtal, SLA, prismodell och incitamentsstruktur i förhållande till Intraservice, o prioriterings-, beställnings- och ledtidsprocesser, o teknik och arkitektur i nuvarande datalager. • Förändrings- och åtgärdsanalys. Utifrån orsaksanalysen föreslå konkreta åtgärder, i första hand inom befintlig kostnadsram (t.ex. förändrad styrmodell, tydligare kravställning, justerad ansvarsfördelning, omförhandlade SLA), och först därefter eventuella resurs- eller budgetförändringar. • Tekniska vägval inför framtiden. Översiktligt belysa för- och nackdelar med arkitektoniska alternativ (vidareutveckling av Qlik/Intraservice vs. nya Stadentjänster, inkl. data lake, vs. extern leverantör) samt potentialen i nationell standardisering av skoldata och AI-tillämpningar – på en nivå som ger riktning. Förväntat resultat: Vid uppdragets slut ska konsulten ha levererat: • Orsaksanalys (huvudleverabel) – en dokumenterad analys som tar tydlig ställning till var de huvudsakliga orsakerna till långsam och kostsam leverans ligger, inklusive en bedömning av i vilken grad orsaken är teknisk, kompetensmässig, styrnings-/avtalsmässig respektive hänförlig till förvaltningens egen beställarroll. • Åtgärdsförslag och handlingsplan, prioriterade så att åtgärder inom befintlig kostnadsram redovisas först, med eventuella budget-/resursförändringar tydligt motiverade. • Teknisk målbilds- och arkitekturbeskrivning samt rekommendationer för integration mot eller migrering till framtida tekniska lösningar, som underlag till strategiarbetet och kommande avtal. KRAV PÅ KONSULT För att framgångsrikt kunna genomföra detta uppdrag söker Utbildningsförvaltningen en oberoende och strategisk IT-rådgivare med gedigen erfarenhet av IT-arkitektur, Business Intelligence (BI) samt av att genomlysa och förbättra leveransförmåga i komplexa leverantörs- och beställarrelationer. Rollen kräver en person som kan röra sig smidigt i gränssnittet mellan komplex teknik, leverantörsstyrning och övergripande verksamhetsstrategi. Vi söker en konsultprofil med följande egenskaper och erfarenheter: • Teknisk kompetens och arkitektur: Djup förståelse för modern IT-arkitektur, datalagring och informationsförsörjning, inkl. såväl traditionella datalagerlösningar som moderna datadelningsplattformar och Data Governance. • Orsaksanalys och leveransstyrning: Erfarenhet av att identifiera grundorsaker till bristande leveransförmåga – inklusive sådant som rör beställarmognad, kravkvalitet, ansvarsgränssnitt samt avtal/SLA – och inte enbart teknik. • Erfarenhet av komplexa utredningar: Erfarenhet av att verka i stora, komplexa eller politiskt styrda organisationer och att genomföra oberoende genomlysningar, brist- och nulägesanalyser. • Analytisk och kommunikativ förmåga: Förmåga att översätta verksamhetens behov till tekniska alternativ och att paketera komplexa samband till pedagogiska, skriftliga beslutsunderlag begripliga för både tekniker och beslutsfattare. • Oberoende: Konsulten ska agera helt produktneutralt och oberoende i förhållande till specifika system- och programvaruleverantörer. Skallkrav: • Oberoende: Konsulten (och dennes arbetsgivare) måste vara helt oberoende och får inte ha egna ekonomiska intressen i eller agera återförsäljare för specifika programvaror eller plattformar som kan bli aktuella för UBF:s framtida ana